โครงการ

โครงการ

โครงการคืออะไร?

โครงการ ตาม PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ฉบับที่ 3 ระบุว่าโครงการเป็น “ความพยายามชั่วคราวที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดและจะต้องใช้เพื่อสร้างผลิตภัณฑ์บริการหรือผลลัพธ์ที่ไม่เหมือนใคร” นอกจากนี้ยังมีการอธิบายอย่างละเอียด ความหมายของโครงการนี้หมายความว่าโครงการเป็นกิจกรรมที่ไม่สามารถดำเนินต่อไปได้อย่างไม่มีกำหนดและต้องมีวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ธัญวลัย

โครงการเป็นกิจกรรมเพื่อตอบสนองการสร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เป็นเอกลักษณ์ดังนั้นกิจกรรมที่ดำเนินการเพื่อบรรลุกิจกรรมประจำจึงไม่สามารถพิจารณาโครงการได้ ตัวอย่างเช่นหากโครงการของคุณมีอายุน้อยกว่าสามเดือนและมีคนทำงานน้อยกว่า 20 คนคุณอาจไม่ได้ทำงานในสิ่งที่เรียกว่าโครงการตามคำจำกัดความของคำศัพท์ ต้องจำไว้ว่าคำว่าชั่วคราวใช้ไม่ได้กับผลลัพธ์หรือบริการที่สร้างขึ้นโดยโครงการ โครงการอาจมี จำกัด แต่ไม่เป็นผล ตัวอย่างเช่นโครงการสร้างอนุสาวรีย์จะมีระยะเวลาคงที่ในขณะที่ผลลัพธ์ที่ได้คืออนุสาวรีย์อาจเป็นช่วงเวลาที่ไม่มีกำหนด

โครงการคือกิจกรรมเพื่อสร้างสิ่งที่ไม่เหมือนใคร แน่นอนว่าอาคารสำนักงานหลายแห่งที่สร้างขึ้นนั้นมีความคล้ายคลึงกันในหลาย ๆ ด้าน แต่อาคารสำนักงานแต่ละแห่งก็มีเอกลักษณ์ในแบบของตัวเอง ในที่สุดโครงการจะต้องดำเนินการอย่างละเอียด ซึ่งหมายความว่าโครงการดำเนินไปตามขั้นตอนและดำเนินต่อไปทีละน้อย นอกจากนี้ยังหมายความว่าคำจำกัดความของโครงการได้รับการขัดเกลาในแต่ละขั้นตอนและในท้ายที่สุดจุดประสงค์ของความคืบหน้าจะถูกระบุ ซึ่งหมายความว่ามีการกำหนดโครงการในขั้นต้นก่อนจากนั้นเมื่อโครงการดำเนินไปคำจำกัดความจะได้รับการทบทวนและเพิ่มความชัดเจนให้กับขอบเขตของโครงการตลอดจนสมมติฐานพื้นฐานเกี่ยวกับโครงการ

ขั้นตอนพื้นฐานของโครงการและวัตถุประสงค์ของโครงการคืออะไร?

ขั้นตอนของโครงการประกอบขึ้นเป็นวงจรชีวิตของโครงการ สะดวกสำหรับผู้จัดการโครงการในการแบ่งโครงการออกเป็นระยะเพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุมและติดตาม จากนั้นแต่ละเหตุการณ์สำคัญในแต่ละขั้นตอนจะถูกอธิบายอย่างละเอียดและติดตามเพื่อให้เสร็จสิ้น ขั้นตอนพื้นฐานของโครงการขึ้นอยู่กับประเภทของโครงการที่กำลังดำเนินการ ตัวอย่างเช่นโครงการซอฟต์แวร์อาจมีข้อกำหนดการออกแบบสร้างทดสอบขั้นตอนการดำเนินการในขณะที่โครงการสร้างรถไฟฟ้าใต้ดินหรืออาคารอาจมีชื่อแตกต่างกันสำหรับแต่ละเฟส

ดังนั้นการตั้งชื่อเฟสของโปรเจ็กต์จึงขึ้นอยู่กับประเภทของการส่งมอบที่ต้องการในแต่ละเฟส สำหรับวัตถุประสงค์ของการนิยามขั้นตอนอาจแบ่งออกเป็นกฎบัตรเบื้องต้นคำสั่งขอบเขตแผนพื้นฐานความคืบหน้าการยอมรับการอนุมัติและการส่งมอบ การจัดประเภทนี้เป็นไปตาม PMBOK ดังนั้นขั้นตอนของโครงการจึงมีความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับวัฏจักรของโครงการ

วัตถุประสงค์ของแต่ละขั้นตอนของโครงการคือชุดของสิ่งที่ส่งมอบที่ตกลงกันก่อนที่โครงการจะเริ่มต้น ตัวอย่างเช่นในโครงการซอฟต์แวร์ขั้นตอนความต้องการจำเป็นต้องสร้างเอกสารความต้องการขั้นตอนการออกแบบเอกสารการออกแบบเป็นต้นขั้นตอนการสร้างในโครงการจะส่งรหัสที่เสร็จสมบูรณ์ในขณะที่ขั้นตอนการทดสอบนั้นเกี่ยวกับการทดสอบที่เสร็จสมบูรณ์สำหรับสิ่งที่ส่งมอบ

แต่ละขั้นตอนของโครงการมีความเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์สำคัญที่กำหนดและชุดของสิ่งที่ส่งมอบที่แต่ละเฟสคาดว่าจะส่งมอบจะถูกติดตามเพื่อการปฏิบัติตามและการปิด วงจรชีวิตของโครงการประกอบด้วยการเริ่มต้นดำเนินการควบคุมและปิดกระบวนการของกรอบงานตามที่อธิบายไว้ใน PMBOK แต่ละกระบวนการเหล่านี้จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการยังคงดำเนินต่อไปและเสร็จสิ้นตามข้อกำหนด

การจัดการโครงการคืออะไร?

โครงการในองค์กรใด ๆ คือการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างดีเพียงหนึ่งเดียว กระบวนการวางแผนจัดระเบียบและจัดการทรัพยากรเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรเรียกว่าการจัดการโครงการ การบริหารโครงการมีความสำคัญมากในการผลิตสินค้าและบริการ การสร้างไอเดียไปจนถึงการผลิตผลิตภัณฑ์หรือบริการขั้นสุดท้ายแต่ละขั้นตอนสามารถแบ่งออกเป็นแต่ละโครงการได้ โครงการใด ๆ ต้องมีผู้จัดการโครงการซึ่งนำโครงการไปสู่ข้อสรุปเชิงตรรกะ ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่ในการแต่งตั้งสมาชิกในทีมที่มีภูมิหลังแตกต่างกัน แต่จำเป็นอย่างยิ่งในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น

ลักษณะโครงการ

โครงการไม่ใช่กิจกรรมปกติในแต่ละวันที่ดำเนินการโดยองค์กร แต่เป็นกิจกรรมที่เฉพาะเจาะจงและไม่เป็นกิจวัตรตามกรอบเวลาที่แตกต่างกันและส่งผลกระทบต่อความเป็นไปได้ของธุรกิจในระยะยาวโครงการทั่วไปมีลักษณะดังต่อไปนี้:

ไทม์ไลน์: โครงการมีไทม์ไลน์ที่แน่นอนพร้อมจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่วัดได้

ทรัพยากร: โครงการมีทรัพยากรทุนและกำลังคนที่จำกัด

เครื่องมือ: เครื่องมือและเทคนิคชนิดพิเศษใช้สำหรับการจัดการโครงการ (แผนภูมิแกนต์ ฯลฯ )

ทีม: การจัดการโครงการต้องการทีมที่หลากหลายในแผนกและหน้าที่ วงจรชีวิตของโครงการ โครงการทั่วไปแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่อไปนี้ แต่ละขั้นตอนของโครงการมีความสำคัญและผลกระทบต่อความสำเร็จโดยรวมของโครงการ

ระยะเริ่มต้น: ในระยะนี้ของโครงการจะมีการวิเคราะห์ข้อเสนอแนะที่ได้รับจากลูกค้าและมีการระดมความคิดเพื่อพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่หรือปรับเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่เพื่อตอบสนองความต้องการใหม่ ๆ

ระยะนิยามโครงการ: ในระยะนี้ของโครงการจะพยายามกำหนดแนวทางแก้ไขสำหรับปัญหาที่เกิดจากลูกค้า

การศึกษาความเป็นไปได้: ในขั้นตอนนี้จะมีการวางแผนโครงการและกำหนดเหตุการณ์สำคัญที่ชัดเจน

การดำเนินโครงการ: ในขั้นตอนนี้กิจกรรมและเหตุการณ์สำคัญทั้งหมดที่จัดตั้งขึ้นในช่วงก่อนหน้านี้จะดำเนินการในเวลาที่เหมาะสมและเป็นระเบียบ ระยะนี้ใช้ทรัพยากรทั้งหมดสูงสุด

สรุปโครงการ: เป็นระยะสุดท้ายของโครงการ ในขั้นตอนนี้ผลิตภัณฑ์หรือบริการขั้นสุดท้ายจะถูกส่งมอบให้กับทีมปฏิบัติการเพื่อการผลิตเชิงพาณิชย์

กิจกรรมการบริหารโครงการ: กิจกรรมการจัดการโครงการส่วนใหญ่แบ่งออกเป็นสามประเภทหลักการวางแผนการกำหนดเวลาและการควบคุม

การวางแผน: กิจกรรมการวางแผนรวมถึงการกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการการวางแผนทรัพยากร ฯลฯ

การจัดกำหนดการ: กิจกรรมการจัดกำหนดการรวมถึงการพัฒนาเหตุการณ์สำคัญ โดยละเอียดและแนวทางสำหรับโครงการ โดยทั่วไปกิจกรรมเหล่านี้จะดำเนินการก่อนที่จะเริ่มโครงการจริง
การควบคุม: การควบคุมกิจกรรมรวมถึงการพัฒนาจุดควบคุมงบประมาณและการเงินการวัดงานที่กำหนดไว้จะดำเนินการ
เทคนิคการบริหารโครงการ
มีเทคนิคหลายอย่างที่ใช้สำหรับการจัดการโครงการ เทคนิคบางอย่างมีดังต่อไปนี้และส่วนใหญ่จะใช้สำหรับการจัดตารางโครงการ

แผนภูมิแกนต์: แผนภูมิเหล่านี้ใช้เพื่ออธิบายงานโครงการตามเวลา ตรวจสอบความคืบหน้าของงานโครงการแต่ละงานและยังเน้นการพึ่งพาระหว่างงานโครงการเหล่านั้น

เทคนิคการวางแผนเครือข่าย: เทคนิคเหล่านี้แสดงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมของโครงการระยะเวลาของโครงการเส้นทางวิกฤตข้อจำกัดของกิจกรรมที่ไม่สำคัญและการใช้ทรัพยากร มีสองประเภทของเทคนิคการวางแผนเครือข่าย Critical Path Method (CPM) และ Program Evaluation and Review Technique (PERT)

แนวทางเชิงเหตุผลในการบริหารโครงการในองค์กร

วิวัฒนาการของทฤษฎีองค์กรจากกลไกไปสู่คนที่อิงตามคนมีอิทธิพลต่อแนวทางที่ผู้จัดการในองค์กรมีต่อ บริษัท และการจัดระเบียบคน ในขณะที่ช่วงหลายทศวรรษก่อนหน้าของศตวรรษที่ 20 ได้เห็นการเพิ่มขึ้นของกลไกของวิธีการที่มีเหตุผลตั้งแต่ปี 1970 และโดยเฉพาะอย่างยิ่งในทศวรรษที่ผ่านมาของศตวรรษที่ 20 มีแนวโน้มในการมององค์กรที่พึ่งพาซึ่งกันและกันซับซ้อนและสับสนวุ่นวาย สิ่งนี้นำไปสู่การยอมรับแนวทางระบบขององค์กรที่รวบรวมความซับซ้อนและความไม่แน่นอน

อย่างไรก็ตามผู้จัดการหลายคนยังคงใช้แนวทางที่เป็นเหตุเป็นผลซึ่งมองว่าผู้คนเป็นส่วนประกอบสำคัญและองค์กรเป็นเครื่องจักรที่เหลือขอบเขตเพียงเล็กน้อยสำหรับความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมภายนอก (Baecker, 2006, 80) บทความนี้จะพิจารณาถึงเหตุผลในการดำเนินการดังกล่าวและรับตำแหน่งที่ผู้จัดการจะได้รับหน้าที่ที่ดีกว่าในการนำแนวทางระบบมาใช้เพื่อจัดการกับความท้าทายในศตวรรษที่ 21

วิธีการที่มีเหตุผลสำหรับองค์กรเป็นที่สนใจของผู้จัดการส่วนใหญ่เนื่องจากปัจจัยด้านความสะดวกสบายในแนวทางดังกล่าว เป็นเรื่องปกติที่ผู้จัดการจะหลีกเลี่ยงความซับซ้อนและความคลุมเครือในสภาพแวดล้อมการทำงานของตนและด้วยเหตุนี้จึงใช้แนวทางที่ได้รับการอธิบายว่า“ มีจุดมุ่งหมาย” ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการสามารถทำงานไปสู่“ เป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง” เป็นทางเลือกที่ต้องการ

ยิ่งไปกว่านั้นการพัฒนาขององค์กรในศตวรรษที่ 20 ทำให้หลายบริษัทมีโครงสร้างที่แน่นหนาโดยมีลำดับชั้นการบังคับบัญชาและการควบคุมที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการสามารถใช้แนวทางที่เป็น “กลไก” ตามธรรมชาติและประสบความสำเร็จในการทำให้เป็นทางการและมาตรฐาน (Scott & Davis, 2007, 30) เนื่องจากโครงสร้างองค์กรแบบนี้เป็นบรรทัดฐานในอุตสาหกรรมและภาคส่วนต่างๆผู้จัดการหลายคนของฝ่ายบริหาร “โรงเรียนเก่า” ซึ่งบุกเบิกโดยเทย์เลอร์เวเบอร์และคนอื่น ๆ จึงเลือกแนวทางที่มีเหตุผลซึ่งหลีกเลี่ยงความไม่แน่นอนและยอมรับความสามารถในการคาดการณ์ (Beardwell, 2010, 76)

เพื่อพิจารณาตัวอย่างขององค์กรที่ปฏิบัติตามแนวทางที่มีเหตุผลเหล่านี้ในโลกแห่งความเป็นจริงและจากช่วงเวลาของทศวรรษหลังของศตวรรษที่ 20 จนถึงปัจจุบันเราพบว่าความแตกต่างที่สำคัญในวิธีที่องค์กรเข้าหา HRM นั้นขึ้นอยู่กับภาคส่วนที่พวกเขา ดำเนินการและช่วงเวลาที่เริ่มดำเนินการ ในการยกตัวอย่างเฉพาะกรณีของ GM (General Motors) และรัฐบาลสหรัฐอเมริกาพร้อมกับ NHS (National Health Service) ในสหราชอาณาจักรเป็นตัวอย่างขององค์กรที่ใช้วิธีการ HRM อย่างมีเหตุผลและส่วนใหญ่เกิดจากข้อเท็จจริงที่ว่า องค์กรเหล่านี้มีโครงสร้างที่กำหนดไว้อย่างดีและมีขอบเขตที่ชัดเจนกับสภาพแวดล้อมที่พวกเขาดำเนินการ ดังนั้นองค์กรเหล่านี้จึงสามารถกล่าวได้ว่ากำลังฝึกฝนวิธีการที่มีเหตุผลในการบริหารทรัพยากรบุคคลซึ่งมีความสัมพันธ์กับพันธกิจและวิสัยทัศน์ขององค์กรเป็นอย่างดี (Van De Van, 2006, 75)

วิธีการที่มีเหตุผลเป็นที่ต้องการโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้จัดการที่มีการตัดสินใจจากบนลงล่างและ “จุดสูงสุดเชิงกลยุทธ์” จะวางแผนกลยุทธ์กำกับการดำเนินการและตรวจสอบการนำไปปฏิบัติ ในโครงสร้างองค์กรเหล่านี้กลยุทธ์ไม่ได้เกิดขึ้น แต่มีการวางแผนอย่างมีสติและอธิบายอย่างละเอียดในขั้นตอนที่ชาญฉลาด

องค์กรที่มีโครงสร้างคงที่และเป็นเครื่องจักรในการเข้าหาคนและกระบวนการเป็นสถานที่ที่ผู้จัดการชอบแนวทางที่เป็นเหตุเป็นผลกับองค์กรและการจัดระเบียบ แม้ว่าแนวทางนี้จะเลือนหายไปเนื่องจากการเกิดขึ้นใหม่ของรูปแบบองค์กรและเมื่อปฏิสัมพันธ์ขององค์กรและสภาพแวดล้อมภายนอกมีลักษณะความลื่นไหลและความไม่แน่นอน แต่ก็ยังมีผู้จัดการจำนวนมากที่ชอบแนวทางนี้เนื่องจาก “อาการเมาค้าง” ของโรงเรียนเก่าแห่งความคิด (Boxall & Purcell, 2003, 91)

ต้องมีการกล่าวถึงว่าวิธีการที่เป็นเหตุเป็นผลหรือกลไกนี้ให้บริการแก่ผู้จัดการของปีก่อนได้เป็นอย่างดีและให้ความสำคัญกับด้าน “เทคนิค” ของการจัดการเช่นการวัดสิ่งที่ส่งมอบในรูปแบบที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนเช่นผลผลิตของเครื่องจักรการใช้ประโยชน์จากพืชประสิทธิภาพและผลผลิตที่วัดได้ด้วยกลไก คำศัพท์ทั้งหมดมีส่วนทำให้แนวทางนี้ประสบความสำเร็จซึ่งยังคงส่งมอบมาจนถึงทุกวันนี้แม้ว่าภาคส่วนที่เกิดขึ้นใหม่เช่นภาคไอที (เทคโนโลยีสารสนเทศ) และภาคบริการทางการเงินได้เป็นผู้บุกเบิกแนวทางระบบเปิด (Stern and Barley, 2006, 153)

แนวทางระบบเปิดในการจัดการโครงการในองค์กร

เมื่อองค์กรมีโครงสร้างที่ “เรียบ” และประกอบด้วยกลุ่มคนที่มารวมตัวกันด้วยความภักดีหลายกลุ่มจุดตัดขององค์กรกับสภาพแวดล้อมที่มีลักษณะการเปลี่ยนแปลงขอบเขต; ลักษณะที่ไม่เป็นทางการของกระบวนการทำงานทำให้เกิดการใช้แนวทางระบบ “เปิด” ต่อองค์กร ประเด็นที่ควรทราบก็คือสภาพแวดล้อมภายนอกทั้งที่เป็นรูปร่างและสนับสนุนโครงสร้างและองค์กรต่าง ๆ ถูกมองว่าเป็นระบบที่มีเครือข่ายผู้คนและโครงการที่พึ่งพาซึ่งกันและกันซึ่งบางโครงการมีการทำงานร่วมกันอย่างแน่นหนา แต่ส่วนใหญ่จะทำงานร่วมกันอย่างหลวม ๆ (Scott & Davies, 2007, 63) สิ่งนี้นำไปสู่การกำหนดลักษณะขององค์กรที่มีพฤติกรรมเหมือน “ระบบที่มีชีวิต” และด้วยเหตุนี้โลกแห่งความจริงของพฤติกรรมมนุษย์จึงแสดงออกมาในลักษณะที่องค์กรดำเนินการ ด้านจิตใจและอารมณ์ของคนที่ทำงานในองค์กรดังกล่าวจะได้รับการบริการที่ดีกว่าด้วยแนวทางระบบเปิดและด้วยเหตุนี้จึงขอแนะนำให้ผู้จัดการในองค์กรเหล่านี้ใช้แนวทางนี้

จากแนวโน้มล่าสุดในการมองผู้คนเป็นสินทรัพย์แทนที่จะเป็นเพียงปัจจัยการผลิตอื่นผู้จัดการใน บริษัทภาคบริการมักจะใช้แนวทางระบบเปิด แนวทางของระบบเปิดให้ยืมตัวเองไปสู่ความยืดหยุ่นและลักษณะ “การเปลี่ยนรูปร่าง” ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถ “เข้าใจ” ตลาดและ “สอดแทรก” แนวโน้มในอนาคตได้ (Malone, 2009)

“องค์กรแห่งอนาคต” ใช้แนวทางนี้ซึ่งอาศัยการจัดการกับความซับซ้อนความไม่แน่นอนและความคลุมเครือและไม่อาศัยโครงสร้างที่เป็นทางการเพียงอย่างเดียวในการตัดสินใจและการสนับสนุน (Malone, 2009, 93) แนวทางนี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้จัดการในทุกองค์กรเนื่องจากสิ่งนี้ยืมตัวเองไปสู่ความซับซ้อนของโลกสมัยใหม่และภูมิทัศน์ทางธุรกิจในศตวรรษที่ 21 ซึ่งเป็นอะไรก็ได้นอกจากเรียบง่ายและเป็นเชิงเส้น

บริษัทเช่น Google และ Microsoft ถือได้ว่าใช้แนวทางระบบเปิดสำหรับ HRM และมีชั้นที่ซึมผ่านได้ในโครงสร้างองค์กรซึ่งมารวมกันสำหรับโครงการเฉพาะที่สามารถวัดความคงทนได้เป็นเดือนและเป็นปีสูงสุด เนื่องจากลักษณะทางชีวภาพของปฏิสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานของพวกเขาองค์กรเหล่านี้และผู้จัดการใน บริษัท เหล่านี้มักจะปฏิบัติตามระบบเปิดหรือแนวทางธรรมชาติต่อ HRM องค์กรเหล่านี้มองตัวเองว่าเป็นหน่วยงานที่สั่นสะเทือนและมีพลวัตคล้ายกับสิ่งมีชีวิตที่มีความสัมพันธ์ทางชีวภาพกับสภาพแวดล้อมดังนั้นผู้จัดการในองค์กรเหล่านี้จึงนิยมใช้แนวทางระบบเปิดที่มีต่อ HRM (Salancik, 2007, 19)

วิธีการที่มีเหตุผลสำหรับองค์กรกำลังล้าสมัยและแม้ว่าจะมีหลายภาคส่วนที่แนวทางนี้ตอบสนองวัตถุประสงค์ แต่ความสำคัญที่ลดลงของอุตสาหกรรมแบบดั้งเดิมเช่นการผลิตในเศรษฐกิจของตะวันตกทำให้ผู้จัดการหลายคนใช้มุมมองของระบบ อย่างไรก็ตามข้อเท็จจริงที่ว่าระบบราชการของรัฐบาลมีขนาดเพิ่มขึ้นและประเทศกำลังพัฒนาหลายประเทศยังคงอยู่ในช่วงที่ภาคการผลิตมีอำนาจเหนือกว่าหมายความว่าแนวทางที่มีเหตุผลไม่น่าจะจางหายไปในเร็ว ๆ นี้ การที่ผู้จัดการควรเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งนั้นขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมโครงสร้างองค์กรและความจำเป็นในโลกแห่งความเป็นจริงที่พวกเขาเผชิญ การพิจารณาว่าการจัดการเป็นไปตามสถานการณ์และขึ้นอยู่กับบริบทจึงไม่มีวิธีใดวิธีหนึ่งที่ถูกต้องในการทำงานให้สำเร็จดังนั้นผู้จัดการจึงต้อง “กำหนด” แนวทางที่พวกเขาต้องดำเนินการ

ความสำคัญของการบริหารโครงการสำหรับองค์กร

การจัดการโครงการเป็นศิลปะในการจัดการโครงการและสิ่งที่ส่งมอบโดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อผลิตผลิตภัณฑ์หรือบริการสำเร็จรูป มีหลายวิธีในการดำเนินโครงการและวิธีการดำเนินการคือการจัดการโครงการ การจัดการโครงการประกอบด้วย: การระบุข้อกำหนดการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและบรรลุได้การสร้างสมดุลระหว่างความต้องการที่แข่งขันกันจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่แตกต่างกันและทำให้มั่นใจว่าจะบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน

เป็นที่ชัดเจนว่าหากไม่มีวิธีการที่มีโครงสร้างและเป็นวิทยาศาสตร์ในการปฏิบัติในการจัดการองค์กรต่างๆจะพบว่าตัวเองลอยลำอยู่ในมหาสมุทรที่เรียกว่าการพัฒนาองค์กรและด้วยเหตุนี้จึงไม่สามารถตอบสนองความท้าทายมากมายที่ยุคสมัยใหม่ขว้างใส่ ดังนั้นจึงไม่สามารถเน้นความสำคัญของการจัดการโครงการต่อองค์กรได้มากขึ้นและย่อหน้าที่ประสบความสำเร็จให้เหตุผลบางประการที่องค์กรต้องปฏิบัติตามแนวทางการจัดการโครงการอย่างจริงจัง หากไม่มีวิธีการทางวิทยาศาสตร์ในการจัดการโครงการและบรรลุวัตถุประสงค์ก็จะเป็นเรื่องยากมากสำหรับองค์กรที่จะดำเนินโครงการให้สำเร็จภายในเวลาขอบเขตและคุณภาพและส่งมอบผลลัพธ์ที่ต้องการ กล่าวอีกนัยหนึ่งจะต้องมีกรอบและวิธีการดำเนินการที่กำหนดไว้เพื่อให้แน่ใจว่ามีโครงสร้างของศิลปะในการบริหารโครงการ

ดังนั้นการจัดการโครงการจึงเกี่ยวกับการสร้างโครงสร้างและการจัดการภาระผูกพันของโครงการและการส่งมอบผลลัพธ์ที่ตกลงกันไว้ ด้วยการใช้วิธีการจัดการโครงการตามที่อธิบายไว้ใน PMBOK และวารสารทางเทคนิคของพันธมิตรองค์กรต่างๆสามารถพยายามที่จะบรรลุการควบคุมสภาพแวดล้อมของโครงการและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจัดการสิ่งที่ส่งมอบของโครงการ ผู้จัดการต้องเผชิญกับสิ่งที่เรียกว่า “ข้อจำกัดสามประการ” นี่คือความต้องการด้านเวลาขอบเขตและคุณภาพที่แข่งขันกันตามรายการสิ่งที่ต้องทำของผู้จัดการโครงการและผู้จัดการโครงการจัดการกับข้อจำกัดเหล่านี้ได้ดีเพียงใดจะมีผลในระยะยาวในการกำหนดความสำเร็จของโครงการ หากไม่มีการใช้การจัดการโครงการผู้จัดการและองค์กรจะพบว่าตัวเองต้องเผชิญกับสภาพแวดล้อมที่ไม่สามารถคาดเดาได้และวุ่นวายซึ่งพวกเขาควบคุมได้เพียงเล็กน้อย ดังนั้นการบริหารโครงการจึงมีความจำเป็นและจำเป็นอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของโครงการ

การจัดการโครงการมีขนาดใหญ่เกินกว่าที่จะครอบคลุมในหน้าไม่กี่หน้าและความพยายามคือการให้คำจำกัดความที่กระชับและชัดเจนของข้อกำหนดและคำศัพท์ต่างๆที่เกี่ยวข้องกับโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่าการจัดการโครงการจัดให้มีกรอบการทำงานที่องค์กรสามารถดำเนินการในภายหลังได้และด้วยวิธีนี้จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่องค์กรจะต้องนำกรอบการทำงานที่จัดทำโดยแนวปฏิบัติของการบริหารโครงการมาใช้